Erinnern Sie sich an die vergangenen Wochen? Während Ihre Mitarbeitenden am Strand entspannten, mussten die Vertretungen ran. E-Mail-Postfächer wurden geöffnet, Nachrichten gelesen, Geschäftsvorgänge fortgeführt. Alles ganz normal im Alltag Ihrer Verwaltung – oder etwa doch nicht?
Die unangenehme Wahrheit
Was in vielen Behörden als selbstverständlich gilt, kann gravierende rechtliche Konsequenzen haben. Jeder Zugriff auf ein fremdes E-Mail-Postfach berührt sensible datenschutzrechtliche Fragen. Wurde die private Nutzung ausdrücklich untersagt? Lag eine schriftliche Einwilligung vor? Wurden die Zugriffe dokumentiert? Wenn Sie bei diesen Fragen ins Stocken geraten, besteht akuter Handlungsbedarf.
Das unterschätzte Risiko
Ein unbefugter E-Mail-Zugriff kann nicht nur gegen die DSGVO verstoßen, sondern sogar das Fernmeldegeheimnis verletzen, wenn das Nutzen des Kontos für private E-Mails geduldet wird. Die Folgen: empfindliche Bußgelder, Schadensersatzforderungen oder gar strafrechtliche Konsequenzen. Betroffene Mitarbeitende können sich auf Persönlichkeitsrechtsverletzungen berufen – und das mit wachsendem Erfolg vor Gericht.
Jetzt ist der richtige Zeitpunkt zu handeln
Nutzen Sie die ruhigere Zeit bis zu den nächsten Ferien, um Ihre Prozesse rechtssicher aufzustellen. Klare IT-Richtlinien, transparente Vertretungsregelungen, dokumentierte Einwilligungen und maßgeschneiderte technische Lösungen schaffen Rechtssicherheit. Vorbeugen ist nicht nur günstiger als Nachsehen: Es schützt Ihre Behörde vor weitreichenden Risiken.
Wir bieten praxisnahe Lösungen
In unseren Datenschutz-Seminaren lernen Sie, wie Sie rechtskonforme Regelungen etablieren, kritische Situationen erkennen und präventive Maßnahmen umsetzen. Unsere Expertinnen und Experten vermitteln Ihnen das notwendige Know-how mit konkreten Handlungsempfehlungen, Musterformulierungen und Best-Practice-Beispielen aus der Praxis der Behörden.
Eine Auswahl unserer Seminare und Workshops findenSie auf der Seite Datenschutz-Veranstaltungen.
Externe Berater – unser Angebot für Sie
Ihre Behörde kann keinen eigenen behördlichen Datenschutzbeauftragten bestellen? Gerne übernehmen erfahrene Kolleginnen und Kollegen unseres Kompetenzzentrums Datenschutz und Künstliche Intelligenz diese Aufgabe für Sie.
Weitere Informationen finden Sie auf im Artikel Externe Datenschutzbeauftragte.